Procedure Operative

Le procedure riportate nel presente capitolo riguardano l’accesso agli asset materiali disponibili in Zona. L’elenco del materiale che può essere richiesto è il seguente:

• Proiettore a lampada.
• Cassa acustica con microfoni, trasportabile su ruote.
• 18 Lavagne bianche per scrittura con appositi pennarelli a inchiostro cancellabile (i pennarelli potrebbero non essere inclusi, secondo disponibilità del momento).

Lo scopo di avere degli asset presso la struttura di Zona è quello di poter beneficiare di strumenti utili per le attività istituzionali della Zona stessa.
Secondariamente, possono essere utilizzati dalle Comunità capi della Zona per le attività previste dallo statuto, come l’educazione o lo sviluppo. Per questa ragione, l’uso viene concesso a titolo gratuito.

Gli asset sono in custodia presso il Comitato di Zona e possono essere richiesti da qualsiasi membro di una delle Comunità capi della Zona seguendo la seguente procedura:

• Un capo invia una mail di richiesta a uno dei Responsabili di Zona specificando:
  • asset richiesto;
  • periodo di utilizzo;
  • scopo della richiesta.
• Se l’asset è disponibile e se lo scopo è conforme a quanto previsto, la richiesta viene accordata.
• Previo accordo con chi custodisce l’asset, il capo provvede in autonomia a recarsi nel luogo dell’appuntamento per ritirarlo e, al termine del periodo, si impegna a riportarlo.

Il contributo allo “sviluppo e solidarietà dei Gruppi” è stato richiesto dall’assemblea dei soci adulti della Zona Roma NE Auriga, riunita in sessione ordinaria il 24 Novembre 2019 presso la Tenuta Cesarina in Roma.

La distribuzione del contributo è regolata come segue:

1. Richiesta scritta del capo Gruppo al Comitato di Zona (mediante una mail a uno dei Responsabili di Zona) con specifica della cifra richiesta e dettaglio delle motivazioni (necessariamente riconducibili alle attività istituzionali del Gruppo, pena annullamento della richiesta) entro e non oltre il 31 Maggio dell’anno scout in corso. L’entità della richiesta non deve superare il 50 % del fondo stanziato in bilancio. È però possibile indicare (a parte) un eventuale importo superiore, che non deve superare il valore del fondo stanziato. Un importo superiore al 50 % del fondo verrà preso in considerazione solo qualora non dovessero pervenire ulteriori richieste da altri gruppi o potrà essere preso in considerazione, in quota parte, qualora il totale delle richieste non superi l’importo stanziato a bilancio.
2. Dopo il 31 Maggio, il Comitato di Zona insieme al Tesoriere di Zona, analizza tutte le richieste pervenute ed esprime una decisione in merito.
3. Entro il 30 Giugno, viene erogato il fondo ai gruppi che ne hanno fatto richiesta per un importo totale non superiore a quanto stanziato nel bilancio dell’anno in corso dall’Assemblea dei capi della Zona.
4. Nel caso in cui gli importi totali delle richieste accettate dovessero superare l’importo del fondo stanziato, l’erogazione avverrà ripartendo il fondo pro quota, ovvero in proporzione all’entità degli importi delle richieste ammesse.
5. L’erogazione del fondo viene effettuata direttamente sul conto corrente del Gruppo.

Si precisa che è possibile richiedere il contributo solo se l’Assemblea dei capi della Zona ha precedentemente allocato un importo non nullo alla relativa voce in sede di approvazione del Bilancio Preventivo per l’anno in corso.

Partendo dal principio della gratuità del Servizio svolto in Associazione, si ritiene importante agevolare la partecipazione dei membri di Comitato, delle altre cariche elettive e degli Incaricati al livello di Zona agli eventi di formazione, condivisione e decisione della vita associativa.

In particolare, si porta l’esempio della quota di partecipazione al Consiglio Generale dei Consiglieri eletti in Zona.

La distribuzione del contributo è regolata come segue:

1. Il socio adulto che, in virtù del proprio ruolo istituzionale, deve sostenere una spesa, ne informa il Comitato di Zona in una delle sedute calendarizzate nell’anno.
2. Il Comitato ne discute e decide se finanziare in tutto o in parte la richiesta.
3. Il Tesoriere di Zona identifica la voce di bilancio più idonea alla registrazione contabile del contributo.

Considerato che, a eccezione del Consiglio Generale, non è prevedibile a priori quanti e quali impegni verranno proposti dai diversi livelli associativi, non si pone un limite superiore ma si fa affidamento al buonsenso dei membri del Comitato di Zona.

Il contributo alla “Formazione Capi istituzionale dei Gruppi” è stato richiesto dall’assemblea dei soci adulti della Zona Roma NE Auriga, riunita in sessione ordinaria il 24 Novembre 2019 presso la Tenuta Cesarina in Roma e viene reso disponibile per aiutare i Capi in difficoltà economiche.

La distribuzione del contributo è regolata come segue:

1. Richiesta scritta del singolo Capo al Comitato di Zona (mediante una mail a uno dei Responsabili di Zona, con conoscenza ai propri Capi Gruppo) con specifica di:
   1. evento formativo al quale si intende partecipare;
   2. cifra richiesta (non superiore alla quota di iscrizione stabilita da Buona Caccia);
   3. motivazione per cui si richiede il contributo.
2. Nella seduta successiva all’invio della mail, il Comitato di Zona insieme al Tesoriere di Zona, analizza la richiesta ed esprime una decisione in merito.
3. Il contributo viene erogato con questa modalità fino a esaurimento della cifra totale accantonata nel bilancio preventivo dell’anno in corso al capitolo “Contributo Iscrizioni FoCa”. Tale cifra è decisa dall’Assemblea dei capi della Zona e in nessun caso sarà possibile attingere da altri capitoli di bilancio una volta esaurito il fondo.
4. In caso di più richieste a fronte di un minore importo disponibile, farà fede l’ordine di invio delle mail.
5. L’erogazione del contributo viene effettuata direttamente sul conto corrente del Gruppo.

Si precisa che è possibile richiedere il contributo solo se l’Assemblea dei capi della Zona ha precedentemente allocato un importo non nullo alla relativa voce in sede di approvazione del Bilancio Preventivo per l’anno in corso.

Il contributo alla “iscrizione degli R/S alle ROSS e altri EPPPI” viene introdotto nell’ambito delle azioni di sviluppo, nella ferma convinzione che investire sulla crescita e sulla formazione degli R/S come uomini e donne della Partenza sia un atto importante per la “salute” dei Gruppi della Zona.

La distribuzione del contributo è regolata come segue:

1. Richiesta scritta del Capo Clan/Fuoco al Comitato di Zona (mediante una mail a uno dei Responsabili di Zona, con conoscenza ai propri Capi Gruppo) con specifica di:
   1. evento al quale il ragazzo/a intende partecipare;
   2. cifra richiesta (non superiore alla quota di iscrizione stabilita da Buona Caccia);
   3. dettaglio delle motivazioni per cui si richiede il contributo.
2. Nella seduta successiva all’invio della mail, il Comitato di Zona insieme al Tesoriere di Zona, analizza la richiesta ed esprime una decisione in merito. Nella decisione si tiene conto dell’importanza dell’Evento nella Progressione Personale del R/S
3. Il contributo viene erogato con questa modalità fino a esaurimento della cifra totale accantonata nel bilancio preventivo dell’anno in corso al capitolo “Contributo Iscrizioni ROSS”. Tale cifra è decisa dall’Assemblea dei capi della Zona e in nessun caso sarà possibile attingere da altri capitoli di bilancio una volta esaurito il fondo.
4. In caso di più richieste a fronte di un minore importo disponibile, farà fede l’ordine di invio delle mail.
5. L’erogazione del contributo viene effettuata direttamente sul conto corrente del Gruppo.

Si precisa che è possibile richiedere il contributo solo se l’Assemblea dei capi della Zona ha precedentemente allocato un importo non nullo alla relativa voce in sede di approvazione del Bilancio Preventivo per l’anno in corso.

Il contributo è riservato ai soli soci giovani (come definito nell’Art.7 dello Statuto) ed è subordinato alla presenza di fondi nella relativa voce di bilancio preventivo (“Quote Jamboree”, “Quote Roverway”, “Quote Eurojam”, “Quote Moot”) o nel fondo di accantonamento riservato agli eventi internazionali (“Fondo Eventi Internazionali”).

La distribuzione del contributo è regolata come segue:

1. Richiesta scritta del capo Gruppo al Comitato di Zona (mediante una mail a uno dei Responsabili di Zona) con specifica di:
   1. evento internazionale per cui si richiede il contributo;
   2. cifra richiesta;
   3. dettaglio delle motivazioni per cui si sta chiedendo un contributo alla Zona.
2. Le richieste dovranno pervenire entro e non oltre il 31 marzo dell’anno scout in corso.
3. Dopo il 31 marzo, il Comitato di Zona insieme al Tesoriere di Zona, analizza tutte le richieste pervenute ed esprime una decisione in merito.
4. Entro il 30 aprile, viene erogato il fondo ai gruppi che ne hanno fatto richiesta per un importo totale non superiore a quanto stanziato nel bilancio dell’anno in corso dall’Assemblea dei capi della Zona.
5. Nel caso in cui gli importi totali delle richieste accettate dovessero superare l’importo del fondo stanziato, l’erogazione avverrà ripartendo il fondo in parti uguali tra i richiedenti.
6. L’erogazione del contributo viene effettuata direttamente sul conto corrente del Gruppo.

Si precisa che il Fondo Eventi Internazionali non è destinato alle richieste dei contributi per i singoli ma per il pagamento della quota associativa obbligatoria per la Zona nel caso degli Eventi co-finanziati (Jamboree e Roverway). Per le richieste di contributi personali di partecipazione ci si riferisca all’allocazione di fondi nelle voci di bilancio espresse nella forma “Quote Evento”.